בלי יותר מדי הקדמות, קבלו כמה תובנות משמעותיות על תפקיד מנהל המוקד, מהתקופה האחרונה שהתרחשה בחיי כולנו. חלק מהדברים חוויתם על בשרכם (כנראה הכל!), על חלק שמעתם ועל חלק אחר קראתם, התקופה הזו הדגישה לא מעט נושאים חשובים וחיוניים בניהול המוקד.
מה שבאמת חשוב זה – מה תקחו איתכם? בבקשה –

1. 1. יצירת סביבה תומכת כמפתח להצלחת המוקד

כשאנחנו מדברים על סביבה תומכת אנחנו מתכוונים גם לסביבה הפיזית וגם לזו הפסיכולוגית. המעבר לעבודה מהבית הדגיש את החשיבות הרבה (ובעיקר בעבודה המוקדית) לסביבה הפיזית המתאימה. כזו שמאפשרת מיקוד, שמצוידת בכל העזרים הדרושים לנציגים לבצע את עבודתם, שמצד אחד מאפשרת ריכוז בשיחות ולצד זה גם מייצרת תחושת שותפת ומונעת בדידות.
הבידוד שנכנס לחיינו הקשה על יצירת הסביבה הזו, הכל כך חשובה לעבודה המוקדית ולביצועי המוקד. יחד עם זאת, גילינו שהתמיכה הפסיכולוגית;  ההקשבה, ההרגעה, ההכלה – בלעדיהן לא היה ניתן לרתום את הצוות ולהמשיך לפעול. וגילינו גם את כוחן של אלו… אנחנו ממליצים לכם בחום, להמשיך ולשמור על הסביבה התומכת הזו עבור הצוות שלכם, גם כשכולם יחזרו לעבוד במוקד. התקופה הזו אינה מאחורינו עדיין וגם כאשר תהיה, חבל לוותר על כל מה שהביאה אתה.
עוד נדבר על זה בהמשך ?

2. 2. סביבה תומכת זה אומר גם כלים תומכים!

מעניין מה יהיה הדבר הבא…

כל מה שהיה מובן מאליו התהפך לו ברגע. המציאות חייבה את כולנו לפעול בדרכים חדשות.
המעבר לעבודה מהבית, לניהול מרחוק ולתפעול מוקדי במצב חירום היה מהיר ממה שכל אחד מכם היה מעלה בדעתו אם היינו מדברים לפני חצי שנה, וזה בדוק! הכלים הטכנולוגיים שנכנסו לארגז הכלים המוקדי בתקופה הזו לימדו את כולנו שאפשר גם אחרת. ולא אחת, אפשר אפילו יותר טוב מלפני! שההצטיידות בכלים המתאימים, הטכנולוגיים והניהוליים, היא תנאי הכרחי לניהול במצבים חדשים. ואנחנו אומרים, מוקדים נמצאים בשינוי כל הזמן, ולכן הרחבה מתמדת של ארגז הכלים המוקדי והאישי מהווה תנאי הכרחי לצליחת האתגרים הבאים וכידוע במוקדים – תמיד יש כאלו.
אנחנו ממליצים לכם תמיד להמשיך ולהיות בחיפוש אחרי הכלים שיסייעו למוקד שלכם לפעול ביעילות רבה יותר ולהגיע לתוצאות טובות יותר. ראינו כולנו שזה יכול לקרות יותר מהר ממה שהיינו מעלים בדעתנו.

3. 3. אפשר להדריך גם מרחוק וזה יכול לעבוד מצוין!

התקופה הזו הדגישה המון דברים

היו איזה שבועיים, מתישהו בחודש מרץ 2020 שכולנו היינו בהתארגנות למציאות החדשה, לניהול מרחוק. כולם היו עסוקים ומרוכזים במאמץ התפעולי – איך עושים את זה, מי יעבוד מאיפה, איזה ציוד חסר, איך נתקשר עם הנציגים, מהי חלוקת העבודה המתאימה כרגע בין המנהלים, מה עושים בזמן תקלות ועוד ועוד ועוד… והימים האלו, כמו רבים אחרים, גם עברו וחלפו להם.
ואז הגיע השלב שבו מתחילים להסתגל למציאות החדשה. בהסתגלות הזו גם מנהלים וגם נציגים נדרשו לפעול אחרת. והדרכות, קצרות וארוכות, ללא יותר מדי זמן היערכות, החלו להתקיים אונליין.
גילינו שאפשר להדריך נציגים מרחוק, גם בנושאים טכניים וגם בנושאים מקצועיים. גילינו שאפשר להעביר משוב, להעביר דגשים מקצועיים וגם לשכלל את מיומנויות הניהול שלנו – ללא מפגש פיזי.
ונחשו מה, גילינו שזה יכול לעבוד מצוין. הדרכות בקבוצות קטנות, במקטעים קצרים יותר וממוקדים יותר ובוידאו הפכו להיות אחת מהדרכים להכוונת הצוות במצב החדש. ואתם כבר מכירים את דעתינו, הוידאו כאן להישאר, אמצו אותו ככל יכולתכם.

3. 4. כמה חשוב שיהיה כיף!

   

   כזה, רק בגרסא המוקדית 🙂

   המצב הכללי, המלווה בהרבה מאוד חרדה, מתח ולחץ השפיע על כולנו. וכמובן גם על הסגנון הניהולי שלנו. אמנם לאט לאט חלה ירידה ברמת המתח, הזמן עשה את שלו וככל שהתרגלנו כך נרגענו יותר.
   אבל השלב הזה חייב מנהלים רבים, בכל הדרגים, למתוח חיוך על פניהם (גם אם לפעמים הייתם במתח גבוה בעצמיכם), להרגיע, לאפשר, ובעיקר למצוא דרכים יצירתיות להפוך את התקופה הזו לנוחה, נעימה וקלה יותר גם ברמת ההווי הצוותי. משימה לא פשוטה כשכל אחד עובד ממקום אחר.
   היה לכם חשוב בתקופה הזו לשמור על אנרגיה חיובית בקרב הצוות שלכם ואנחנו בטוחים שזה עשה את העבודה והשפיע מאוד. וזה נכון שזה לא חדש, גם לפני הקורונה ידענו את זה ופעלנו לשם כך. ועדיין, התקופה הזו גרמה לכולנו להתאמץ קצת יותר כדי לשמור על החיוביות , בדרכים חדשות שאולי לא השתמשנו בהן קודם. אין כמו הכיף המוקדי, כל מי שגדל במוקד יכול לשלוף ברגע לא מעט חוויות כאלו מהזכרון. אל תחזרו לישן והמוכר, המשיכו להשקיע מאמצים בהיבט הכל כך חשוב הזה – זה השתלם וישתלם גם בהמשך.

   5. 5. פיקוח אינו תחליף לאמון ואמון אינו תחליף לפיקוח

   

   אמון ופיקוח – כלים שלובים

   אחד מאתגרי התקופה הוא ללא ספק העובדה שממנהלים רבים נשללה הנוחות המוכרת בבקרה ובפיקוח על תפקוד המוקד. לפני כל התקופה הזו, הכל היה לנגד עינינו – מהמסכים והתצוגות ועד הנציגים עצמם. בהחלפת מבט, הנחת יד על כתף ואפילו בקריאה של כמה מילים הצלחנו להעיר ולהאיר, לנווט את הצוות ולוודא שהכל מתקתק כמו שצריך. ופתאום, לא רואים ולפעמים גם לא שומעים וכל תחושת השליטה התמסמסה לה ממש כמו אדי אלכוג'ל.
   מנהלים רבים נדרשו לתת יותר אמון מבעבר בעבודתם העצמאית של המנהלים והנציגים תחתיהם. האמון הזה, שתמיד חשוב בניהול, הפך להיות חיוני, פשוט לא הייתה דרך אחרת.
   ועדיין חיפשו ומצאנו דרכים לבקר ולפקח את עבודת הנציגים והמנהלים, וטוב שכך.
   אנחנו פה כדי להגיד לכם שככל שמידת האמון שלכם בצוות תגדל, כך תוקל עליכם מלאכת ניהול המוקד. ולא, זה לא סותר את העובדה שכדי לנהל מוקד אנחנו זקוקים לבקרה במידה גבוהה.
   אבל שני אלו יחד – פיקוח ואמון – יוכלו לקחת אתכם ואת המוקד שלכם למחוזות חדשים. לא ככה?

1. האמת היא, שיש לנו עוד הרבה תובנות מהתקופה הזו.
   תובנות שחשוב לאמץ גם עם החזרה לעבודה מוקדית מוכרת.
   נמשיך לפרסם אותן עבורכם במטרה לסייע לכם לצמוח ולהתפתח מהתקופה הזו ולקחת את המוקד שלכם קדימה!