הקדמה:
החודש האחרון לשנת 2018 באוטוריטה עוסק במיומנויות ניהול המוקד. כבר דיברנו על כמה ויש עוד בהמשך, אבל יש עוד נושא שחשוב לעסוק בו כבר עכשיו בנוגע לניהול וניהול במוקד במיוחד!
מה השטח מלמד אותנו על הגדרת נהלי ושגרות עבודה?
✔ מנהלי מוקדים מגדירים נהלים שמטרתם פיתוח וקידום תהליכי העבודה במוקד לטובת השגת היעדים השונים העומדים בפני המוקד
✔ מנהלי מוקדים מורידים הרבה הנחיות לדרג ניהול הביניים והנציגים ויודעים ומכירים גם בחשיבות הצגת הרציונל העומד מאחוריהם לטובת רתימת כלל בעלי התפקידים לביצוע המלאכה
✔ מנהלי מוקדים לעיתים מגדירים בפירוט את אופן הביצוע מתוך חשש שללא הגדרה ברורה לא יהיה יישום מיטבי. ולעיתים, גם לא חושבים שזה הכרחי. בכל מקרה מנהלים מכוונים ליישום.
ומה קורה בפועל לאחר הגדרת נהלים ושגרות עבודה במוקד?
⬅️ מנהלים מצפים ליישום, הם רוצים לראות תוצאות ודורשים תוצאות! לעתים באופן מיידי
⬅️ מנהלי מוקדים מופתעים שאין תוצאות! או לחלופין – לא מופתעים אלא מסבירים שזה היה ברור להם שזה לא ייושם כפי שרצו והגדירו מלכתחילה
⬅️ מנהלי המוקדים ממשיכים הלאה לדבר הבא שמושך את תשומת ליבם – כי השוטף שוטף ואין ברירה וירדה הנחיה ויש מצוקה וכיוצא בזה…
מממ… באמת?
אנחנו בטוחים שאתם מזדהים עם השורות הללו.
אנחנו רואים את זה נרקם לנגד עינינו מדי יום במוקדים. זה הגיוני ובטח ישנם מנהלים גם בענפים אחרים שמוצאים את עצמם באותו המצב.
אבל, מנהל במוקד לא יכול להרשות לעצמו לתת למציאות הזו לחזור על עצמה, מנהל במוקד מחזיק ביותר כוח והשפעה לשינוי מצבים כאלו מכל מנהל ביחידה אחרת – 'רק' צריך להשתמש בכוח הזה נכון!
נשמע מבטיח? יופי! כי אנחנו גם מקיימים ? קבלו פרקטיקות ברורות לניהול במוקד שיעזרו לכם לצמצם את כמות המקרים הללו וגם יהפכו את השקעת הזמן והמשאבים שלכם לכזו שיש בצידה תועלת ברורה, בבקשה –
חשיבות המנהלים בקידום המוקד לא יכולה להיות מוחלפת גם לא בספר נהלים שלם
הנחת היסוד
קודם כל חשוב להבין – נוהל לא מחליף מנהל > זה אומר שגם אם הגדרתם נוהל, הנוכחות הניהולית שלכם בבקרה ובפיקוח ובתהליך ההטמעה של הנוהל עד שיהפוך לשגרה מוקדית הוא הכרחי! עבודתכם לא מסתיימת עם הורדת ההנחיה לשטח, למעשה, היא רק עולה מדרגה ברמת ההעמקה הנדרשת מכם. מילים וכוונות הן תחילת הדרך להשגת תוצאות, אך ללא פעולות מקדמות אל תצפו לראות תוצאה כלשהיא.
ועכשיו לכלים ⚒
קבלו מס' עקרונות מעשיים לניהול במוקד שיהפכו את השינויים שאתם רוצים להוביל במוקד למשני מציאות באמת –
- 1. מחשבה מקדימה על דרכי יישום מיטביות לשלב ההטמעה של הנוהל – אופן ההטמעה המיטבי הוא חלק בלתי נפרד מתכנון הנוהל עצמו. שם בדרך כלל אנחנו 'נופלים'. אל תשאירו את החלק החשוב הזה לידי המקרה, תכננו באותה רמת עומק את תהליך ההטמעה עבור כל הדרגים הרלוונטיים.
-
אל תשאירו את החלק החשוב של ההטמעה ליד המקרה
2. סיעור מוחות משותף לרתימה טרם הורדת ההנחיה וגם כהכנה מחשבתית ומעשית להורדת ההנחיה – סיעור המוחות יכול להיות עם קולגות, עם מנהלים, עם דרג ניהול הביניים או עם נציגים ותיקים. וגם – עם כולם! כל גישה ונקודת מבט שונה יכולה ללמד אתכם עוד דבר על העתיד להתרחש ועל התכנון המיטבי הדרוש.
3. צמתי בקרה וניטור המציאות – כתובים, מעוגנים כברזל ומעמיקים כאחד. כתבנו על זה כאן בהרחבה אבל אם נחזור על דגש אחד הוא יהיה – אל תשאירו את הבקרה לאחרים, לא תרצו שהמנהלים מעליכם יאירו את עיניכם ביחס ליישום ובאותה המידה לא תרצו שיהיו אלו שתחתיכם שגידו ש-זה פשוט לא עובד. צמתי בקרה – חלק מהלו"ז היומי.
הפכו את צמתי הבקרה לחלק מהלו"ז היומי שלכם
4. ואחרי כל זה זכרו – כל החלטה ניתנת לשינוי – נוהל נכתב במציאות מסוימת ואז משנה את המציאות בפני עצמו, חייבים לגלות גמישות מחשבתית בתהליך לטובת הטמעה מיטבית וכזו שמשרתת את המטרות הראשוניות – שהן לא ההטמעה אלא התוצאה. לכן, בצעו תיאום ציפיות עם עצמיכם ועם כל המעורבים – יש מקום לשינוי בדרכי הפעולה ובהחלטות תוך כדי תנועה, זה לא אומר שהנוהל לא טוב, זה אומר שהוא חייב להיות מותאם לתנאי המציאות כדי להיות מצוין!
בצעו תיאום ציפיות מותאם למציאות המשתנה להשגת התוצאות הרצויות!
5. מנהיגות מוקדית – מנהיג הוא הרבה מעבר למנהל אבל בשביל להיות מנהיג מוביל חייבים קודם כל להיות מנהלים כאלו ? פתחו את ראייתכם הרחבה (חזון, מטרות, ערכים ועוד) וחברו את כולם אליה במגוון דרכים שונות ותוך כדי העשייה היומיומית. חיבור לתמונה הרחבה יאפשר לדברים 'הקטנים' לכאורה להתקיים במציאות, וביניהם גם הנהלים שתרצו להטמיע.
לסיכום, יש מנהלים שיוכלו להודות עם יד על הלב, שבמהלך השנה החולפת יותר רעיונות, פרויקטים ונהלים התמסמסו מאלו שהצליחו להחזיק מעמד ובאמת לקדם את המוקד כולו! אם תסכמו את משאבי הזמן והמחשבה שהשקעתם בפיתוח כל אלו שבסוף לא 'תפסו' תגלו שבאמת באמת חבל על הזמן שלכם!
זכרו שאנחנו לא רק צועדים אל עבר העתיד – אנחנו מייצרים אותו!
אבל, זה לא אומר שמוותרים, לכן נדרש אומץ ניהולי שיוביל אתכם להמשיך ולפתח נהלים ושגרות שיקדמו את המוקד ותוך כדי לשכלל את מיומנויות הניהול שלכם בתוכו!
זכרו שאנחנו לא רק צועדים אל עבר העתיד – אנחנו מייצרים אותו!
החשיבות שלכם כמנהלים בקידום המוקד לא יכולה להיות מוחלפת גם לא בספר נהלים שלם.
אנחנו מקווים שהכלים מעלה יעזרו לכם בשנת 2019 להגיע ליותר הישגים תוך שימוש מושכל במשאבים השונים העומדים לרשותכם וכמובן' תוך חגיגת ההצלחות וקצירת פירות ההשקעה!
בהצלחה בשנת 2019 במוקד
זקוקים לסיוע בפיתוח המנהלים במוקד? קורס ניהול ממוקד שמתחיל ממש עוד רגע – נועד לשם כך
הגיע הזמן לפיתוח ארגז הכלים לניהול המוקד?
צרו עמנו קשר– בשביל זה אנחנו כאן!
