מזדהה? בוודאי! איך לא?!
כל מי שמנהל.ת מוקד יותר משנה (ואני עדינה) כבר היה או הייתה בחוויה דומה.
על מה מדובר? על המציאות המוקדית השכיחה!
היחידה המוקדית מנקזת לתוכה תהליכי עבודה שונים של מגוון ממשקים בתוך הארגון לכדי שירותים או מוצרים המוגשים על ידי המוקד ללקוחות הארגון. מוקד כשמו כן הוא נמצא במוקד, זו לא רק הדעה שלי 🙂 זו המציאות.
התופעה אליה בחרתי להתייחס הפעם מתארת מצב בו המוקד הופך להיות כתובת לתהליכי עבודה שאינם קשורים בלקוח באופן ישיר או באחריות המוקד באופן ישיר. וכן, זה קורה הרבה, במיוחד בארגונים בהם קיימת יחידה מוקדית אחת בלבד.
לפני שאגש לדרכי ההתמודדות עם מצב כזה חשוב לי להסביר בכמה מילים למה זה קורה.
הפעילות המוקדית מאופיינת בעושר טכנולוגי ומיומנות עובדים גבוהה לביצוע משימות במאסות, בחזרתיות ותוך הקפדה על פרטים קטנים. כמו כן, היעילות המוקדית גם לרוב מאפשרת מעקב שוטף וטיפול במקרים מורכבים שיוצאים מגדר התהליך המובנה והקבוע.
ומה זה אומר במילים פשוטות? שהמוקד שלך עושה עבודה מאוד טובה ולכן קל ונוח להעביר משימות מסוג זה אליך.
ומה כדאי לך לעשות עם זה?
נתחיל מזה שהתופעה הזו אינה בהכרח שלילית.
פעמים רבות היא מאפשרת לארגון לקדם מטרות בצורה יעילה הרבה יותר ועם תוצאות טובות יותר.
כך גם המוקד הופך לחוליה יותר מהותית ונחשבת במארג הארגוני.
הבעיה מתחילה כאשר כל המשימות הנוספות פוגעות ביכולת המוקד לבצע את משימותיו הראשוניות, למלא אחר מטרותיו המוצהרות. ואז מוצאיםות עצמםן מנהליםות במו"מ על הסרת המשימות העודפות שבפועל פוגעות בתפקוד המוקד.
ומה אני מציעה לעשות? לא למהר להגיד כן להכל וגם לא לסרב באופן גורף.
גלו עירנות והיו מודעיםות למשימות שהמוקד יכול לבצע מעבר לאלו המשויכות אליו באופן טבעי.
סייעו למחלקות אחרות ככל יכולתםן אבל תמיד הזכירו לכולםן שאלו משימות נוספות על תפקיד והמוקד יבצע אותן כל עוד יש לכך פניות ובוודאי לא בעדיפות ראשונה.
ומה קורה אם בכל זאת מתעקשים איתכםן על המשימות הנוספות הללו?
ובכן, יכול להיות שיש בהתעקשות הזו הגיון ואכן המוקד יכול לבצע את המשימות הנוספות הרבה יותר טוב-יעיל-מהר-מקצועי מכל יחידה אחרת בארגון או שמידת החשיבות של המשימות הללו מאוד גבוהה ולכן עדיף שיישארו ביחידה בה הפיקוח והדייקנות אפשריים יותר. במקרים כאלו חשוב לכלול באופן רשמי את הפעילות, להקצות לה כוח אדם במסגרת התקינה המוקדית ולדאוג שאכן שום דבר לא בא על חשבון שאר משימות המוקד.
כן, אתםן נדרשיםות במצב הזה לא פעם לעסוק בפוליטיקה ארגונית, אבל מי אמר שזה רע?
בסוף, במצב כזה אתםן יכוליםות לטפוח לעצמיכםן על השכם, המוקד שלכםן עושה עבודה מעולה!
הגיע הזמן לפיתוח ארגז הכלים לניהול המוקד?
צרו עמנו קשר– בשביל זה אנחנו כאן!
