למה בכלל צריך תדריך?
? תדריך הוא חלק בלתי נפרד משגרות ניהול המוקד.
ברוב המוקדים התדריך מתקיים עם תחילת משמרת ובחלקם, אף מס' פעמים ביום, עם כניסתה של משמרת נוספת. התדריך הוא כלי ניהולי חיוני שמשמש אותנו למגוון מטרות וביניהן –
- ✔ Welcome חיובי לנציגים לפני כניסתם למשמרת
תדריך כניסה למשמרת – אל תשאירו את הנציגים שלכם תלויים באוויר
- ✔ עדכון צוות המוקד על שינויים בתהליכי עבודה ו/או שינויים באופי שיחות
- ✔ העברה והטמעה של מסרים – כבר אמרנו שצריך לחזור על מסרים, נכון?
- ✔ חיבור הנציגים לנתוני המוקד וביצועיו
- ✔ ריענון דגשים חשובים להתנהלות השוטפת
- ועוד…
? ואיך כדאי להעביר את התדריך? תדריך הכניסה למשמרת צריך להיות יעיל, תמציתי ומעניין. אז ריכזנו עבורכם 8 כללי אצבע להעברת תדריך ממוקד בהישגים, בבקשה –
8 כללי אצבע להעברת תדריך ממוקד הישגים ? :
- 1. 'קצר וקולע'– הקפידו לקיים תדריך ענייני ותחום בזמן, ההמלצה שלנו היא בין 10 ל-15 דקות. כך תשיגו את מלוא הקשב של הנציגים ולא תכבידו על שעת תחילת המענה.
- 2. 'מפאסיבי לאקטיבי' – שתפו את הנציגים תוך כדי התדריך; השאירו מקום לשאלות, שתפו בדוגמאות או בקשו מהם לשתף. הנציגים יהיו מעורבים וערניים ובכך תחדדו את המסרים שתרצו להעביר.
-
זכרו שזה תדריך ולא הדרכה…אל תעמיסו ?
- 3. 'חיבור לנתונים' – חברו את צוות המוקד לתמונה הרחבה של ביצועי המוקד. עשו זאת ממש בקצרה, אפשר לשתף בנתוני הביצועים של יום אתמול או בנתונים מצטברים מתחילת החודש (זה כבר תלוי באופי המוקד שלכם). אם ישנה תחרות מוקדית או אגפית כדאי להציג את ביצועי התחרות וכך לנצל את ההזדמנות גם בכדי לדרבן את הנציגים לשיפור בתוצאות.
- 4. 'חיבור לשטח' – זה הזמן לעדכונים חמים מהשטח. עדכון על תקלה/ חוסרים והיעדרויות/ קמפיין פרסומי ועוד. שתפו את הצוות בהיבטים שייתכן וישפיעו על התנהלות המשמרת. תיאום הציפיות יספק ביטחון לנציגים ויעזור להם להיכנס למענה מוכנים יותר.
5. 'אחד בשביל כולם וכולם בשביל אחד' – תדריך יכול להיות הזדמנות מצוינת וכלי לרתימה של צוות המוקד למשמרת. ככל שהתדריך יבוצע באופן אישי יותר ומותאם, כך תרתמו אותם יותר. תוכלו לנצל את במת התדריך להצבת יעדים למשמרת הקרובה ברמת הצוות/המוקד. זו אמנם תזכורת עבורם ליעדים הידועים אך גם צורה של רתימה והנעה להתחייבות לעמידה ביעד המשמרת כמוקד!- 6. 'הדבקה רגשית' – האנרגיה שתביאו אתכם לתדריך תדביק את כל הנציגים! הקפידו להעביר את התדריך באנרגיה גבוהה וחיובית, דאגו לחייך ולפרגן , זה עובד ו…אל תחששו להדביק ולהידבק! ?
הציבו מטרות למשמרת שעומדת להתחיל
- 7. 'לא רק נתונים!' – מעבר לנתונים, לעדכונים וליעדים התדריך הוא גם הזדמנות להתייחס לדברים שמעבר. אם לאחד הנציגים יש יומולדת – ציינו זאת! אם נציג חזר מחו"ל – ברכו אותו! הפכו את התדריך לחלק מחוויית העבודה המשותפת של כלל צוות המוקד.
- 8. 'תדריך מגוון' – כדי שהתדריך יהיה אפקטיבי, מרענן וייחודי, וכדי להוסיף גיוון ולעורר את הקשבשל הנציגים, אחת לזמן
מה חשבו על תדריך מפתיע שיהיה שונה ומגוון משגרת התדריכים בהם צוות המוקד כבר רגיל. זה יפתיע את הנציגים, יהפוך אותם (אם תרצו) לפעילים, ימשוך את תשומת ליבם, יהפוך את התדריך לאפקטיבי יותר וגם יתרום לאנרגיה והאווירה במשמרת.
הגיעו מוכנים כשאתם יודעים על מה תרצו לדבר
- ? לסיכום, תדריך יומי הוא במה להתנעת המשמרת בצורה מקצועית, להטענת הנציגים באנרגיות חיוביות ולא פחות חשוב –זו גם במה ניהולית
- להעברת מסרים ניהוליים חשובים ?. רכזו לכם בנקודות את הנושאים החשובים מבעוד מועד, התייחסו לכללי האצבע כהכוונה לאופן העברת התדריך ו… צאו לדרך!
וגם….. רוצים רעיונות להפוך את התדריך לכיפי, שובר שגרה ויצירתי?
בקרוב נפרסם עבורכם מדריך שעוסק בדיוק בזה ? תהיו בקשר!
הגיע הזמן להטמיע שגרות לניהול המוקד?
צרו עמנו קשר– בשביל זה אנחנו כאן!
