מנהלי מוקדים,
דרג ניהול הביניים תחתיכם זקוק לתמיכה במיוחד בימים אלו.
העובדה הפשוטה שתקופת הקורונה ומשמעויותיה עבור מוקדים אינה מאחורינו באה לידי ביטוי במוקדים רבים בתקופה זו ומכל עבר ניתן לשמוע על מעין נפילת מתח בקרב צוות המוקד. נפילת המתח מתבטאת בירידה בתקופות ובקושי לעמוד ביעדים ולא רק, לעיתים, מנהלים משתפים על מעין אדישות מצד מנהלי הצוותים והאחמ"שים שלהם.
הקושי לעמוד ביעדים אכן אובייקטיבי עבור מוקדים רבים כך שמהמנהלים שלכם נדרשים אפילו מאמצים מרובים יותר מבעבר בכדי להצליח. בדיוק לשם כך ריכזנו עבורכם כללי אצבע חשובים ומעשיים שיסייעו לכם לחנוך את מנהלי הצוותים, האחמ"שים, הסמכויות המקצועיות וכל דרג בעל סמכות ניהולית נוספת במוקד בתקופה זו, בבקשה –

➀ הכוונה פשוטה ועם כמה שפחות דילמות

גם בוידאו וגם מרחוק ממשיכים ללמוד ולאסוף כלים ניהוליים

דווקא בימים אלו עליכם להיות הרבה יותר ממוקדים-מעשיים-וברורים בהנחיה שלכם לצוות הניהולי. גם אם אתם רוצים לאפשר למנהלים תחתיכם את חופש הבחירה בנוגע לאופן הביצוע המועדף עליהם עבור המשימות השוטפות, אפשרו מס' מוגבל של אפשרויות (שנראות לכם הנכונות ביותר) ובקשו מהמנהלים לבחור ביניהן. הגבלת דרכי הפעולה האפשריות מייצרת מיקוד למנהלי הביניים ותעזור לכם לוודא שהמשימות הניהוליות מיושמות באופן המיטבי ביותר.

➁ מתעקשים על יצירת שגרה חדשה

אין לכם באמת הרבה ברירה, המציאות החדשה כבר לא כזו חדשה ונמצאת אתנו כבר מס' חודשים. ועדיין במהלך התקופה הזו היו לא מעט תנודות. וודאו שמיושמות שגרות ניהול ברורות באופן שוטף על ידי המנהלים שלכם. אחד העקרונות המנחים החשובים ביותר בתקופה זו הוא – יצירה ושימור של יציבות עבור הצוות לטובת המשך תפקוד תקין ומיטבי. שגרות ניהול עקביות ושוטפות הן אמצעי משפיע מאוד להשגת מטרה זו. יציבות היא הכרח בשגרה, בוודאי בשגרה חדשה. וודאו שהמנהלים שלכם מקיימים שגרות-שוטפות שחוזרות על עצמן בעקביות, שהם עושים שימוש באותם ערוצי תקשורת עבור אותם נושאים ושהם מקפידים על נוכחות באותה המידה.

➂ איפוס כוונות או – מה המטרה?

גם הדבקה רגשית זה משהו להמנע ממנו בימים אלו

לא מעט פעמים בתקופה האחרונה נאלצנו 'להמציא את הגלגל מחדש' ולמצוא עוד ועוד דרכים יצירתיות להשגת המטרות המוכרות והידועות שנדרשות מאיתנו. יצירתיות, ניסוי ותהייה וכמובן העזה הם חלק מהמפתחות להצלחה בתקופה זו. יחד עם זאת, בגלל שהאמצעים משתנים יש סיכוי טוב שגם השגת המטרות תשתנה. כאשר המנהלים תחתיכם מעלים רעיונות חדשים ליישום בניהול עצרו ושאלו אותם – 'מה המטרה?' וודאו יחד איתם שאכן ההחלטה או הפעולה שירצו לבצע משרתת מטרות אלו. עצם השאלה מעוררת מחשבה ותשומת לב של מנהלי הביניים וממקדת אותם במטרותיהם.

➃ מפגינים נוכחות – גם בהפתעה!

אמצו לעצמיכם מנהג (שייתכן שעל פיו נהגתם בזמן העבודה במוקד) והצטרפו לישיבות הוידאו של הצוותים השונים. ההשתתפות שלכם יכולה להיות בנוכחות ותצפית בלבד ואולי גם בהוספת הכוונה ואני מאמין ניהולי כמו שרק אתם יודעים. הנוכחות שלכם חשובה מאוד לכלל המעורבים והופעתכם המפתיעה תשמר מתח חיובי שיסייע לכולם להיות יותר ממוקדים במטרות המוקד.

➄ צוות ניהולי מחובר – עם אג'נדה!

מחוברות עובדים וירטואלית אפשרית אם תשקיעו בכך

מאחר וישיבות הצוות הניהולי נערכות גם הן ברובן בוידאו הכניסו גם לישיבות הללו שגרות קבועות. תוכלו להשיג מטרות רבות באמצעות ישיבות הצוות הניהולי שכבר אינו נפגש ונמצא בחיכוך כפי שהיה רגיל בעבר. אנו ממליצים להכניס את הישיבה הצוותית למסגרת ברורה של נושאים באמצעות אג'נדה שתפורסם מראש למנהלים. עליכם לבקש מהמנהלים להיערך מבעוד מועד לנושאים לדיון. כמו כן, כדאי לפתוח את הדיון המקצועי בעדכון ביצועים (ממוקד וכזה הכולל התייחסות לתפוקות צוותיות שאתם הגדרתם להם מראש להציג) כך שכל מנהל צוות מעדכן על הצוות שלו את כלל המנהלים. שיתוף המידע הפורמלי יעזור למנהלים שלכם לזהות היכן הם ממוקמים בתפקוד שלהם ביחס לאחרים ובמקביל לספק תמונה מצב רחבה ומחברת למציאות המוקדית הנוכחית.
ועוד דבר חשוב מאוד, תופעה נפוצה בקרב מנהלים רבים בימינו היא לבטל פגישות עדכונים לצוות הניהולי במידה ואין עדכונים חריגים. ההמלצה שלנו היא לא לבטל את הפגישות הללו, לשמור על שגרה ולהכיר בערך העמוק של מחוברות המנהלים גם בתקופות בהן אין חידושים חדשות לבקרים.

➅ הבינאישי אינו בחירה!

מידת ההשקעה של המנהלים בנושא זה אינה עניין של בחירה במציאות של עבודה מרחוק (ולא רק, אבל זה כבר נושא אחר :)). אחת משגרות הניהול ההכרחיות בימים אלו למנהלי קו 1 הינה תחזוק קשר שוטף ופתוח ככל הניתן עם צוות הנציגים. שיחה שבועית, בוידאו, עם כל אחד מהנציגים אינה בגדר מותרות של זמנים פנויים. השגרה הזו הינה חלק מרכזי מהיכולת של המנהלים שלכם וגם שלכם, לנהל מרחוק. ולמען הסר ספק, אין הכוונה להערות על תפקוד או שיחת בירור על ביצועים. אמנם ניתן לנהל את השיחות הללו יחדיו אך הכוונה שלנו הינה התעניינות אישית במצב הנציג, כל אחד מהנציגים, לפחות אחת לשבוע. כמובן שהעדיפות הינה בשיחת וידאו ומחוץ לשעות העבודה אך זהו הכרח של התקופה. אל תוותרו על זה וודאו שזה אכן קורה, עם כלל הנציגים! ואם אתם לא יודעים איך לגרום להם לפתוח את המצלמה – היעזרו בפוסט שלנו בנושא.

➆ מה קורה במוקד?

סדר ומיקוד ע"י שגרות המותאמות למצב ו-עקביות

לטובת חיזוק תחושת השייכות והיציבות וגם לטובת חיבור המנהלים שלכם למתרחש, הקפידו לוודא שמידע על ביצועי כלל המוקד, על שינויים במוקד ועל החלטות הקשורות לכל הפעילות יגיעו אל הנציגים. לשם כך, עליכם להיות אלו המשתפים את המנהלים, לשים דגש על אופן העברת המסר המבוקש על ידכם וכמובן לקפוץ לבקר בוידאו ולוודא שהמסרים הללו עוברים כפי שרציתם שיעברו. זו גם הזדמנות נהדרת למשוב בנושא – העברת מסרים בניהול מרחוק 🙂

➇ למידה המשכית

לא קוטעים את הלמידה! אנחנו כבר לא בחירום למרות שכל הזמן ישנן תנודות רחבות המשפיעות על המוקד ומתווספים אתגרים ניהוליים חדשים לסדר היום שלנו. הצורך הבוער הוא להמשיך ולשכלל את מידת ההסתגלות שלכם ושל המנהלים שלכם למצב המשתנה. המציאות החדשה מחייבת כלים חדשים וחשוב לספק לצוות הניהולי שלכם הכשרות המותאמות לניהול מרחוק. גם המסר שמועבר בקיום הכשרות אלו מלמד את כולם ששיטות הניהול שלנו חייבות להשתנות ולהתעבות וגם שלאו דווקא שמה שהתאים עד היום ימשיך להתאים בעתיד. מעבר להעברת המסר כמות שהיא, הקפידו להעניק כלים ניהוליים שיוכלו לתמוך את המנהלים שלכם בתקופה זו.

1. ➈ גישה חיובית ככלל מנחה

2. 

   מעוררים מחשבה ועובדים פחות על אוטומט

   אם חלק מהמנהלים תחתיכם ואולי כולם נמצאים במעין תחושת ייאוש או אפילו אדישות להתרחשויות בצוות ובמוקד כולו כנראה שעליכם להקפיד יותר להעביר באופן שוטף את המסר החיוני על הגישה שלהם ביחס למצב. גישה חיובית למצב, מורכב ככל שיהיה, מהווה בסיס להתמודדות מיטבית. זה הזמן להזכיר למנהלים שלכם שגם מרחוק יש מי שמתבונן בהם, לומד מהם, 'נדבק' ברגשותיהם גם דרך הוידאו ושהלך הרוח שלהם הוא גם מרכיב משמעותי מאוד לתפקוד הנציגים. ערכו פעילות בנושא, התמקדו בהיבטים החיוביים ויתרונות התקופה, העצימו אותם והנחו אותם לקדם מסרים ופעילויות כאלו עם צוות הנציגים שלהם. וגם שם שווה לבקר 🙂

3. ➉ מעוררים מחשבה ותשומת לב

4. אנחנו מוצאים את עצמינו כל הזמן מתנסים בדברים חדשים, לאו דווקא עם כלל הידע והניסיון והבדיקה המעמיקה שאנחנו רגילים לבצע טרם לכן. עודדו את המנהלים תחתיכם להתנסות בפרקטיקות ניהוליות חדשות שלא בטוח שיעבדו להם.
5. והקפידו לאחר פעילויות חדשות לבצע הפקת לקחים. אנחנו לא מכוונים לאירוע מורכב אלא לשימוש שוטף שלכם בשאלה החשובה – 'מה למדת מההתנסות הזו?' כך תעוררו את המחשבה שלהם לפעולה מודעת ולא אוטומטית שאינה תמיד משיגה את מטרתה ותסבו את תשומת ליבם, שוב, להשפעה הרבה שיש להם על צוות הנציגים שלהם. וגם את עצמיכם חשוב לשאול, ביחס לכל מהלך של חניכת מנהלים – מה למדתי מזה? התשובות תגענה, האמינו לנו.

עד כאן להפעם, מוזמנים להעביר אלינו נושאים נוספים עליהם הייתם רוצים שנפרסם מאמרים נוספים.

1. אתם גם מוזמנים לקחת חלק במפגשי האונליין שלנו למנהלי מוקדים, להרחבת ארגז הכלים שלכם בניהול מנהלים בתקופה זו ובניהול מיטבי של כלל המערך המוקדי.
2. בהצלחה ונתראה,
3. אורית
5. 
   

   

   הגיע הזמן להשקיע במיומנויות הניהול שלך?
   צרו עמנו קשר– בשביל זה אנחנו כאן!