הדוגמאות מהשטח מסבירות הכל

בפגישות ייעוץ עם מנהלי.ות מוקדים אני מוצאת את עצמי לא פעם מזכירה את עקרון פארטו ומדגימה אותו הלכה למעשה על המצבים השונים שחווים צוותי מוקדים. הרגע הזה שבו עקרון תיאורטי פוגש מציאות מעשית הוא רגע של נפילת אסימון ואם אתם צעיריםות מידי לאסימונים אז אפשר גם לומר שזהו רגע של הבנה בהירה שעושה הרבה סדר ומכניסה דברים לפרופורציות. יותר מזה, החיבור בין התיאוריה לשטח מאפשר לנו לאתר דרכי פעולה מעשיות בניהול השוטף במוקד.
המאמר ה-1 עסק בעולם הנציגים.ות והפעם נעסוק בעולם מנהלי.ות המוקדים.
קריאה מועילה!

לרענון, כמה מילים על עיקרון פארטו

עיקרון פארטו קרוי על שם הכלכלן האיטלקי שניסח אותו.
העיקרון מתייחס ליחס שבין תשומות = השקעת משאבים, לתפוקות = התוצרים של השקעת המשאבים.
על פי עיקרון זה ישנו יחס לא מאוזן בין תשומות לתפוקות כך ש-80% מהתפוקות/תוצאות הם תוצר של 20% מהגורמים.
העקרון הזה גמיש ויש המשתמשים בו גם ביחסים של 70/30 ועוד.
נשמע לכםן מורכב? המשיכו לדוגמאות מעשיות מעולם הנציגיםות במוקד והכל יתבהר, מבטיחה!

פארטו מלמד הרבה מאוד על אופן ניהול המשימות שלנו

• עיקרון פארטו בעולם מנהלי.ות המוקדים

• 1. 20% מהממשקים של המוקד אחראים ל- 80% מהתקלות

  1. מוקד, כשמו כן הוא, נמצא במרכז העניינים תמיד. אחראי לנקז לתוכו חלקים (גדולים וקטנים) של פעילויות ממחלקות אחרות בארגון. בין אם מדובר במחלקת השיווק, הלוגיסטיקה, התפעול ועוד, בכל ארגון ישנם ממשקים שונים המשפיעים ומושפעים מהפעילות המוקדית. המציאות מלמדת שלא מעט חיכוכים נוצרים כתוצאה מהפער הזה שקיים בין ההתנהלות המוקדית השגרתית (למי שחי.ה מוקדים) לבין מה שקורה בשאר הארגון. וכך יוצא לא אחת שמנהלי.ות מוקדים מוצאים את עצמם 'מחנכים' 'מתווכחים' ונמצאים בעימות מתמשך עם גורמים שונים בארגון, רק מפני שעליהםן מוטלת האחריות לנהל את המוקד והפעילות בתוכו. פארטו מלמד אותנו במקרה הזה שכדאי לנו למפות, מכל הממשקים ובעלי התפקידים איתם אנחנו בקשר – מי הם המרכזיים והבולטים ביותר שגוזלים את מירב זמנינו ו/או מקשים הכי הרבה על תפקוד המוקד. מרגע שזיהיתםן אותם זה הזמן לפעול ליצירת ערוצי תקשורת שוטפים וטובים, לחזק את הקשר מולם ואת ההבנה שלהם ביחס לעשייה המוקדית ויכולת ההשפעה שלהם עליה ולהיפך. במקום להימצא בעימות כדאי לבנות תהליך בונה ולטפח יחסים עם הממשקים הבעייתיים ביותר שלכם, התחילו באחד כזה, בהצלחה!

• 2. 20% מהניסיון הניהולי שלך מתבטא ב- 80% מהדילמות הניהוליות

• העבודה המוקדית חזרתית וסיזיפית, זה ברור לכולנו. ואת ההתנהגויות האוטומטיות הכי קל לראות על תפקוד הנציגים ועל הקושי בהטמעת שינוי במוקד (מאמר נוסף בנושא פארטו בתהליך שינוי יעלה בקרוב – המשיכו לעקוב!). יחד עם זאת, חשוב שנכיר בכך שזה לא נגמר שם. גם מנהלי.ות מוקדים פועלים בחזרתיות. בפועל, כולנו נמצאים באזור הנוחות שלנו, משתמשים בכלים הניהוליים שכבר למדנו שמפיקים לנו תועלות ומתמודדים עם דילמות שכבר יצא לנו לחוות בעבר. עקרון פארטו במקרה הזה מזמין אותנו לבחור דרכים חדשות להתנסות בהן. גם שם הניסיון שלנו יוכל לבוא לידי ביטוי ולשמש אותנו אבל בדרך שונה או שנבחר להסתכל על דילמות ניהוליות באופן שונה ממה שאנחנו מכיריםות. עכשיו זה הזמן להרמת גבה ולשאלה המתבקשת: 'למה לתקן את מה שלא מקולקל?' ואני עונה על זה – ההתפתחות שלך כמנהל.ת קשורה מאוד ביכולת שלך להסתכל על דברים באופן שונה וחדש ולפעול באופן שונה וחדש. מצא.י את הדבר הבא להתנסות בו באופן שונה ובמהרה ניתן יהיה לראות את הרווחים האישיים, המקצועיים, הפרטיים והכלל מוקדיים מכך. מקסימום – תלמד.י!

• 3. 20% מהקשיים במוקד גוזלים 80% מזמן הישיבות עם המנהל.ת שלך

  1. קחו רגע לחשוב על זה, כמה פעמים יצא לכםן לחזור על עצמיכםן במסרים ובסימני השאלה בפגישות עם המנהל.ת מעליכםן? הפגישות הללו לא תמיד קורות באופן סדיר והרבה פעמים יש נושאים שתקועים וממתינים לאישור כדי שתוכלו לקדם אותם. לצד זה, יש גם תמיד נושאים המצריכים התעמקות מיוחדת ולעיתים גוזלים את רוב זמן הישיבות היקר הזה. עקרון פארטו במקרה הזה מציע לנו לזהות את הנושאים, מספרם מועט אך חשיבותם גדולה, שגוזלים מאיתנו הרבה מאוד זמן יקר בפגישות עם המנהל.ת שמעלינו. לנושאים הללו נדרשת תשומת לב מיוחדת אך חבל שיבואו על חשבון השוטף. קבעו פגישות ייעודיות לדון בנושאים הללו כדי שלא ישתלטו לכם על כל סדר הפגישה ואפשרו לעצמיכם לעסוק בנושאים החשובים הללו ללא הדחיפות של רשימת הנושאים שעוד מחכה לכםן.. אני יודעת שלא תמיד קל לשריין זמן לפגישות עם המנהל.ת שלכםן אבל בדיוק כפי שאתםן אחראיםות למצוא זמן לעובדיםות תחתיכםן כך חשוב שתתעקשו גם על הזמן הזה שחיוני לכםן מאוד בניהול השוטף של המוקד. מצאו נושא אחד שהגיע הזמן לקיים עליו פגישה מובחנת ותראו מה זה עושה לפגישות השוטפת שלכםן. בהצלחה!
  1. 2. לסיכום,

     3. חשוב לי להזכיר שעקרון פארטו הוא כלל אצבע לא ומדע מדויק והחשיבות המרכזית של הכרת העיקרון והיישום שלו על מצבים שונים בניהול המוקד הינו בעיקר כדי לאפשר לנו לראות תמונה רחבה יותר ולכוון אותנו לנושאים הדורשים טיפול. אני מקווה שמצאתםן את עצמיכםן בין שורות ולקחתםן לפחות דבר אחד לעשות אחרת כבר היום במוקד!
     4. עוד מאמרים בסדרה זו יעלו בהמשך, המשיכו לעקוב!
     5. בשורות טובות לכולנו ולהתראות,
     6. אורית מאוטוריטה

הגיע הזמן לפיתוח ארגז הכלים לניהול המוקד?
צרו עמנו קשר– בשביל זה אנחנו כאן!