אם את.ה מנהל.ת מוקד ישיבות צוות הן עניין שבשגרה עבורך!
דווקא בגלל זה בחרתי לכתוב את המאמר שלפניך. הגיע הזמן לרענן-לגוון-לדייק ולעבות את המפגש הצוותי הכ"כ חשוב הזה. אני מציעה לך לקרוא את המאמר הבא בראש פתוח ועם מחשבה על 'מה אני יכול.ה לקחת לישיבה הבאה?' ולא רק להתעכב על 'מה אני כבר עושה' – כי ברור שאתםן בעשייה ובכל זאת – גם את ישיבת הצוות שלך תוכל להפוך להרבה יותר טובה 🙂 אז הנה כמה דגשים והכוונות שאני מקווה שיתרמו, בהצלחה!

• כמה מילים על חשיבות המפגש הצוותי

ישיבות צוות הן עניין של שגרה במוקד, בין אם הן מתקיימות אחת לשבוע או אחת לחודש, מדובר במפגש שגרתי וחשוב מאוד. העבודה המוקדית היא לרוב עבודה פרטנית וכך החוויה הצוותית שמורה לתחרויות-ימי גיבוש וגם – ישיבות צוות.  הרעיונות מטה נוגעים להיבטים מבניים שונים שחשוב שיכללו בישיבה וגם כיוונים לחשיבה מחוץ לקופסא שיחדשו לך במשימה. בהצלחה!

• 5 רעיונות לשכלול ישיבות הצוות שלך!

• 1. בהירות ושקיפות כבר מהתחלה

• כדי לרתום את הצוות שלכם לשתף פעולה ולהפוך את הישיבה להצלחה חשוב שתהיו בהירים וברורים בנוגע לכוונות שלכם ולציפיות שלכם. הנה רשימה של נושאים שמצריכים התייחסות כבר בתחילת הישיבה! וגם אם כולם כבר יודעים או שלחת על זה מייל – לציין בעל פה זו הצהרת כוונות הרבה יותר חזקה, בבקשה –
  א. מה מטרות הפגישה?
  ב. מה עתיד לקרות במהלך הפגישה? מה עושים?
  ג. מה הציפיות שלך מההשתתפות של העובדים? איך ייראה שיתוף פעולה מצידם?
  ד. מה מסגרת הזמן לכל אחד משלבי הפגישה השונים?

2. מעורבות גבוהה תהפוך כל ישיבה למעניינת ופורייה

• אם התרגלת לישיבה בה מציגים נתונים ומה היה ועוברים לדבר על החודש הבא אז חבל יש פה פספוס רציני של המפגש הצוותי. מפגש של כלל צוות המוקד הוא כר פורה לרעיונות חדשים – להשקעה בצוות, להעלאת המוטיבציה וגם לפיתוח המוקד. הצוות שלך לא צריך להיות קהל אלא דווקא משתתפים פעילים. יצירת מעורבות גבוהה יכולה להיות בחלקים מהישיבה ולא לכל אורכה ובלבד שתקנה ערך לכולם. הנה כמה רעיונות לנושא זה:
• א. בוחרים נושא בוער במוקד (תלונות לקוחות / פיק בזמן החלפת משמרת  וכו') ומובילים דיון בנושא תוך שמבקשים מהעובדים להתייחס לנושא ביחס לנקודות שכבר הכנתם מראש (כך יהיה לכם יותר קל להוביל ולהנחות את הדיון) לדוגמא: מה אנחנו יכולים לעשות אחרת לדעתך? מה בתהליך העבודה מקשה עליך? איך אנחנו יכולים לעזור? ועוד. הפוינטרים יעזרו לעובדים שלכם להבין את אופי התשובות המצופות ויהפכו את הדיון למעשי ופורה, אני מבטיחה!
• ב. שילוב הצבעה / סקר / ניחושים של תשובות בעת הצגת נתונים או התייחסות לנושאים מקצועיים ואחרים. הסקר יכול להיעשות באותו הרגע או כזה שעונים עליו מראש באופן מקוון (אנונימי או לא לבחירתכם) ואז רק התוצאות מוצגות ולעובדים כבר יש ציפיה והם רוצים לדעת מה הרוב חושב ומה יצא 🙂
• ג. להזמין (מראש) עובד.ת מהצוות לדבר על נושא מסוים שקרוב לליבו ויכול לעניין את כולם – מהתייחסות לקניות זולות אונליין, דרך משבר האקלים או היתרונות של רכיבה על סוסים. זה בכלל לא משנה כל עוד יש עניין והעובד.ת שלך מקבל במה להביא את עצמו לידי ביטוי מול כולם.

• 3. על חשיבותו של הסטינג והאחריות שלך

• הסביבה בה מתקיימת ישיבת הצוות חשובה מאוד לאופיה של הפגישה, בדיוק כשם שהסביבה המוקדית חשובה לעשייה במוקד. אז הנה כמה דגשים ליצירת סטינג מעודד שיתרום לאופיה של הפגישה ובוודאי שלחשיבותה:
• א. אם יושבים בחדר ישיבות או כיתה, שימו לב לניקיון, לכך שאין אשפה מפוזרת, למס' כסאות נדרש לכולם.
  ב. אולי תוכלו לקיים את הפגישה דווקא בסביבה שונה? בית קפה או מסעדה או גג של הבנין? שינוי במיקום יכול להיות מרענן לכולם
• ג. כיבוד הופך כל מפגש מוקדי לחגיגי וכייפי הרבה יותר – הקצו לכך תקציב ואם מדובר בחמישי בצהרים גם צ'ייסר יכול להיות אפשרות נחמדה
• ד. שעות הישיבה צריכות להיות כאלו שכלל הצוות יכול להיות נוכח ושהעובדים שלכם עוד בקשב למה שיקרה בפגישה

• 4. מגיעים מוכנים להקשיב ולא בהכרח מוכנים להגיב

• בסעיף הזה ריכזתי כמה הכוונות שונות שיכולות להתאים וחשובות כל אחת בפני עצמה:
  א. לא לשכוח להקצות זמן לשמוע מה נשמע, להתעניין בעובדים ובאיך עברה עליהם התקופה האחרונה במוקד ואולי גם מחוצה לו
• ב. להקצות זמן לנושאים שהעובדים יעלו מיוזמתם ושחשוב להם להציף. הרבה מנהלים נמנעים מכך כי עם חוששים 'להיתפס לא מוכנים' ובלי תשובה ואני אומרת – להקשיב לא מחייב להגיב. ככל שנהיה פחות תגובתיים לאמירות של העובדים נוכל באמת להשקיע מחשבה במסרים שהם מעבירים לנו ולתת להם מענה מקיף יותר. להקשיב לא בהכרח אומר שאתם צריכים להיות מוכנים לשלוף תשובה. זה ייקל עליכם בהקשבה ויאפשר לנציגים שלכם לשתף.
• ג. לוודא שיש בחדר אנרגיה טובה של שיתוף פעולה ואם זה לא כך – לא להסס לפתוח את הנושא ולרתום אותם מחדש. ישיבת צוות אינה מופע של אדם אחד זו ישיבה שנרצה שהעובדים שלנו ירגישו שהם חלק ממנה – אם האנרגיה בחדר נמוכה זה בוודאי ישפיע גם על אופי ההקשבה.

• 5. מוסיפים הפתעה!
  

  • תמיד כדאי לגוון ולחדש ולהראות לעובדים שלנו שאנחנו משקיעים גם בלהפתיע אותם וכמובן לטובה. הנה כמה רעיונות שיוכלו לסייע בתחום הזה:
    א. להזמין עובדי עבר להתארח בישיבה – בהפתעה!
    ב. להזמין גורמים מחוץ למוקד לבוא ולהודות לצוות המוקד על פועלו במהלך החודש ולהדגיש את חשיבות העשייה המוקדית
  • ג. להציג תמונות שצילמתם ללא ידיעתם מזמנים שונים במהלך החודש במוקד ולשלב את התמונות בסקירת הפעילות החודשית. פאפרצי יכול להיות דבר נחמד 🙂
  • ד. לשלב מרצה אורח שיעשה פעילות כיפית קצרה תו"כ הישיבה 🙂
• עד כאן, רעיונות ודגשים לשכלול ישיבת הצוות במוקד שלך.
• בוודאי תוך כדי קריאה עלו לך רעיונות נוספים ליישום וזה כבר בפני עצמו נפלא.
• מקווה שנתרמת מהקריאה ומזמינה אותך להמשיך ולעקוב אחר הבלוג שלי לתכנים נוספים המיועדים למנהלות ומנהלי מוקדים.
• להת',
• אורית מאוטוריטה

הגיע הזמן לפיתוח ארגז הכלים לניהול המוקד?
צרו עמנו קשר– בשביל זה אנחנו כאן!